Какие документы подтверждают перелет в командировке
Согласно письму Министерства финансов РФ от 9 января 2024 года перелет подтверждают маршрутная квитанция и посадочный талон.
Маршрутная квитанция приходит на электронную почту после покупки билета. В ней указаны код бронирования, личные данные пассажира, информация о рейсе и стоимость перелета.
Но квитанция доказывает только факт покупки билета. Поэтому работнику нужно дополнительно предъявить бухгалтерии посадочный талон. Он оформляется при регистрации на рейс и означает, что человек действительно совершил полет.
Подходит ли электронный посадочный талон для отчета в бухгалтерию
Да, подходит. Электронный посадочный талон приходит на почту после онлайн-регистрации на рейс. В нем указаны ФИО путешественника, номер рейса, маршрут, дата и время вылета, время посадки на рейс, номера выхода на посадку и места на борту самолета.
Список российских аэропортов, где можно воспользоваться электронным посадочным талоном, смотрите здесь.
Радует, что бумажных формальностей для отчета о командировках становится всё меньше. Если раньше одним из подтверждений заграничной поездки служил штамп в паспорте, то сегодня во многих аэропортах паспортный контроль можно пройти через автоматизированную биометрическую систему без привычных отметок.
Вместе с электронными посадочными талонами, которыми я давно пользуюсь, это помогает заметно экономить время в аэропорту.
Электронный и бумажный посадочный: в чем разница
Для подтверждения командировочных расходов подойдет как электронный, так и бумажный талон.
У электронного есть плюсы: его удобно хранить в смартфоне и он точно не потеряется среди других бумаг. Если вы летите с ручной кладью, то с электронным талоном можно сразу отправиться на досмотр и пограничный контроль. А если всё-таки нужно сдать багаж, узнайте, есть ли в аэропорту стойки для самостоятельной сдачи багажа, чтобы не ждать в очереди на регистрацию.
Перед поездкой уточните на сайте или в контакт-центре аэропорта, принимают ли там электронные посадочные: специальное оборудование есть не везде. Если не принимают, то талон придется заранее распечатать.
Бумажный талон получают в аэропорту на стойке регистрации. У него есть отрывная часть, на которую ставят печать после прохождения контроля. Такой вариант подходит тем, кому удобнее пользоваться привычными бумажными документами.
Что делать, если посадочный талон утерян
В этом случае можно заказать справку от авиакомпании, которая подтвердит факт перелета. Если вы летели с S7 Airlines, заполните специальную форму на сайте либо обратитесь в ближайший офис авиакомпании.
Чтобы не искать документы перед сдачей отчета, стоит заранее продумать систему их хранения. В некоторых компаниях эту задачу решают корпоративные тревел-сервисы: электронные посадочные талоны и другие документы хранятся в личном кабинете до сдачи отчета.
Современные сервисы для организации деловых поездок автоматически формируют и сохраняют все документы в личном кабинете — от маршрутных квитанций и посадочных талонов до документов по проживанию и закрывающих по дополнительным услугам.
Это избавляет сотрудников от необходимости собирать отчетность по разным каналам и помогает быстрее подготовить авансовый отчет после поездки.
Если в вашей компании такой системы нет, можно ее организовать в отдельной папке в облачном хранилище. Сохраняйте документы сразу после получения и называйте папки по датам или поездкам.
Бумажные документы можно оцифровывать, чтобы при необходимости их копии всегда были под рукой. Достаточно сфотографировать их или отсканировать с помощью встроенных функций смартфона или специальных приложений — например, CamScanner или Adobe Scan.
